Tänk på förberedelsestiden när du planerar dina aktiviteter. Även den enklaste konferensen för fem till tio personer kräver tydlig organisation och timing. Dessutom blir det mycket lättare för institutionen att arbeta med en preliminär plan.
Instruktioner
Steg 1
Skriv omedelbart en handlingsplan för året. Detta gör det möjligt för det första att beräkna en ungefärlig budget. För det andra att fördela mängden arbete bland anställda. För det tredje, om du planerar att locka sponsorer kommer du omedelbart att skicka dem en fullständig lista så att de kan välja en kampanj efter eget tycke.
Steg 2
Dela upp din aktivitetsplan per månad. Skriv i den årliga, permanenta först. Sedan nya som inte har hållits tidigare. Bättre att göra en tabell i Excel. Detta gör att du kan redigera planen när nya kampanjer läggs till.
Steg 3
I tabellen gör du sju kolumner och lika många rader som det finns schemalagda händelser. Den första kolumnen är ett löpnummer. Ange det helt enkelt Nej. Det andra är namnet på evenemanget. Det tredje är datumet för evenemanget. Den fjärde är en beskrivning. Den femte är budgeten. Den sjätte är namnet och efternamnet på den chef som ansvarar för organisationen. Den sjunde är anteckningar. Här skriver du all användbar information som du inte täckte i tidigare celler.
Steg 4
Den fjärde kolumnen "Beskrivning" kräver dekryptering. Placera en grov plan för evenemanget där. Hur många gäster som kommer att bjudas in. Det blir ett buffébord eller en bankett. Ange platsen (konferensrum, restaurang, hotelllobby). Skriv ner vilka företag som kan lockas som sponsorer. Vad är syftet med evenemanget. Behöver jag beställa souvenirer och inbjudningar i förväg. Allt detta hjälper organisationen av evenemanget och dess godkännande av ledningen.
